Główne zasady przyjmowania upominków w ANWIL S.A.
- Zasady dotyczą osób zatrudnionych w ANWIL S.A. oraz osób reprezentujących ANWIL S.A.
w relacjach z przedstawicielami kontrahentów lub administracji publicznej, w tym w relacjach pomiędzy spółkami GK ORLEN.
- Upominki mogą zostać uznane za przychód, dlatego podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W wyjątkowych sytuacjach przychód z tytułu otrzymania upominku może zostać zwolniony z opodatkowania.
- Bez konieczności uzyskania dodatkowej zgody dozwolone jest przyjmowanie upominków w związku z promocją lub reklamą, których wartość jednostkowa nie przekracza kwoty 200 złotych brutto, o ile odbywa się zgodnie z niniejszymi zasadami.
- Dopuszczalne są posiłki w towarzystwie przedstawicieli kontrahenta do wartości 200 zł brutto na jedną osobę, o ile:
- mają charakter sporadyczny i mogą być oferowane na zasadzie wzajemności,
- w posiłku uczestniczy osoba zapraszająca i oferująca posiłek, ewentualnie jej przedstawiciele,
- w posiłku nie uczestniczyli członkowie rodziny, ani współmałżonek, zstępni, wstępni, krewni, powinowaci w linii prostej do drugiego stopnia osób wymienionych w pkt 1.
- Dopuszczalne są zaproszenia na imprezy rozrywkowe, rozumiane jako wydarzenia sportowe, przedstawienia teatralne, koncerty lub inne wydarzenia kulturalne do wartości 200 zł brutto, o ile:
- mają charakter okazjonalny i mogą być oferowane na zasadzie wzajemności,
- osoba oferująca bilet również zamierza uczestniczyć w wydarzeniu.
- Dopuszczalne są i nie są traktowane jako upominek: zaproszenia na imprezy, szkolenia czy warsztaty prowadzone przez wręczającego zaproszenie w roli gospodarza, o ile udział w wydarzeniu jest nieodpłatny.
- Dopuszczalne są upominki reklamowe, jak np. długopisy, notatniki, kalendarze, inne drobne przedmioty, o ile to możliwe z logotypem kontrahenta, o wartości jednostkowej nie większej niż 200 zł brutto.
- Przy podejmowaniu decyzji w sprawie przyjęcia upominku należy kierować się następującymi zasadami:
- zasada uczciwych zamiarów wręczającego:
- okoliczności, fakt wręczenia i charakter upominku mają na celu wyłącznie budowanie lub wzmacnianie relacji biznesowych lub okazanie uprzejmości.
- wręczenie upominku nie ma na celu wywarcia negatywnego wpływu na obdarowanego i jego obiektywizm w podejmowaniu decyzji biznesowych.
- propozycja wręczenia upominku nie ma miejsca w czasie, gdy obdarowywany uczestniczy w procesie decyzyjnym, którego beneficjentem może być wręczający upominek lub osoba z nim związana.
- zasada legalizmu.
- rodzaj upominku i okoliczności jego wręczania nie naruszają dobrych obyczajów oraz krajowych, zagranicznych i międzynarodowych przepisów prawa.
- zasada proporcjonalności.
- wartość jednostkowa upominku mieści się w dopuszczalnym limicie oraz zgodna jest ze standardami przyjętymi w danym przypadku.
- upominek wręczany jest sporadycznie i ma związek z konkretną okazją.
- wręczenie upominku nie może nakładać na przyjmującego jakiegokolwiek zobowiązania lub stwarzać takich pozorów.
- zasadą transparentności.
- niedozwolone jest przyjmowanie upominków, które w odczuciu przyjmującego mogą wywołać jego zakłopotanie z powodu ich wartości lub uczucie konieczności odwzajemnienia gestu lub chęć ukrycia faktu otrzymania takich upominków przed przełożonym i współpracownikami.
- Niedopuszczalne jest przyjmowanie upominków, które spełniają co najmniej jeden z poniższych warunków:
- upominek ma formę pieniężną lub ekwiwalentu pieniężnego,
- upominek jest niestosowny,
- przyjęcie upominku jest niezgodne z polityką antykorupcyjną obowiązującą w spółkach Grupy Kapitałowej ORLEN lub u kontrahenta,
- okoliczności przyjęcia upominku wskazują, że wręczająca strona oczekuje odwzajemnienia zachowania lub wywołują zobowiązanie,
- upominek, którego wręczenie może skutkować powstaniem konfliktu interesów,
- przyjęcie upominku jest uzależnione od wartości lub wielkości osiąganych paramentów związanych z poziomem współpracy,
- upominek wręczany przed nawiązaniem stosunków biznesowych, chyba że ma na celu zaprezentowanie podstawowej działalności strony.
- Do celów podatkowych wręczający wraz z upominkiem powinien przekazać obdarowanemu informację o wartości upominku.