Zgodnie z wymaganiami prawa powszechnie obowiązującego, standardów etycznych ANWIL S.A. i GK ORLEN, w celu przeciwdziałania korupcji i nadużyciom, w ANWIL S.A. została wprowadzona Polityka zarządzania konfliktem interesów.
Polityka reguluje obowiązki i odpowiedzialność osób zajmujących i kandydujących na stanowiska podlegające ocenie konfliktu interesów oraz reprezentantów zewnętrznych ANWIL S.A.
Konflikt interesów - ma miejsce w sytuacji:
1) gdy osoba zajmująca stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentant zewnętrzny ANWIL S.A. podejmuje decyzje lub świadomie prowadzi działania w imieniu ANWIL S.A. w sposób przynoszący lub mogący przynieść nienależną korzyść (majątkową lub osobistą) jemu lub podmiotom z nim powiązanym,
2) w której interesy osoby zajmującej stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentanta zewnętrznego ANWIL S.A. – w związku z powiązaniami prawnymi lub faktycznymi łączącymi ich z innym podmiotem – wpływają lub mogą wpłynąć na ocenę sytuacji, podejmowane decyzje lub wykonywanie powierzonych zadań, a charakter stosunku prawnego lub faktycznego budzi uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tej osoby lub reprezentanta zewnętrznego.
Potencjalny konflikt interesów - sytuacja, która stwarza ryzyko powstania konfliktu interesów, poprzez powiązania znane reprezentantowi zewnętrznemu lub osobie zajmującej stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A.
Rzeczywisty konflikt interesów - odnosi się do obecnie wykonywanych czynności, jeśli w trakcie ich wykonywania reprezentant zewnętrzny lub osoba zajmująca stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A., mając wpływ na podejmowane w procesie decyzje, dostrzeże własne powiązanie z podmiotem, którego pośrednio lub bezpośrednio dotyczą te decyzje.
Kontrahent - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej:
1) będąca stroną umowy zawartej przez ANWIL S.A. lub realizująca świadczenia na rzecz ANWIL S.A. na podstawie udzielonego zamówienia/zlecenia,
2) z którą ANWIL S.A. prowadzi rozmowy celem zawarcia umowy lub udzielenia zamówienia/ zlecenia.
Deklaracja niezależności - oświadczenie osoby zajmującej stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentanta zewnętrznego ANWIL S.A., składane przed rozpoczęciem czynności zawodowych oraz w trakcie zatrudnienia, świadczenia usług lub pełnienia funkcji w sytuacjach określonych w niniejszej Polityce, w celu ujawnienia potencjalnego konfliktu interesów.
Oświadczenie o rzeczywistym konflikcie interesów - oświadczenie osoby zajmującej stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentanta zewnętrznego ANWIL S.A. składane w celu ujawnienia rzeczywistego konfliktu interesów.
Osoba najbliższa - małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu.
Związek z pracą - realizacja czynności w związku z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę lub świadczenie usług na podstawie umowy cywilnoprawnej albo pełnienie funkcji w organach spółki prawa handlowego.
Stosunek prawny - istnieje, gdy pomiędzy co najmniej dwoma osobami zachodzi zależność w postaci wzajemnych uprawnień i obowiązków, wyznaczana przez określoną normę prawną.
Stosunek faktyczny - relacja społeczna (nieformalna), jak np.: przyjaźń, koleżeństwo czy znajomość.
Stanowiska podlegające ocenie konfliktu interesów – stanowiska, na których osoby są zatrudnione w na podstawie umowy o pracę, wskazane w Polityce zarządzania konfliktem oraz stanowiska w Radzie Nadzorczej oraz w Zarządzie ANWIL S.A.
Reprezentant zewnętrzny ANWIL S.A. - każdy podmioty zewnętrzny reprezentujący ANWIL S.A. w kontaktach z kontrahentami, dostawcami, klientami oraz instytucjami państwowymi lub samorządowymi, a także każdy podmiot zewnętrzny, który wspiera ANWIL S.A. w pozyskiwaniu klientów lub też sprzedaje towary, produkty lub usługi w imieniu ANWIL S.A.; reprezentanci zewnętrzni to osoby działające w imieniu lub interesie ANWIL S.A. na podstawie czynności prawnej.
Na potrzeby zarządzania potencjalnym konfliktem interesów w ANWIL S.A., w związku
z rozpoczęciem czynności związanych z pracą na rzecz ANWIL S.A. na stanowiskach podlegających ocenie konfliktu interesów lub jako reprezentanci zewnętrzni ANWIL S.A., osoby takie, zobowiązane są złożyć deklarację niezależności oraz aktualizować ją w terminie do 3 dni roboczych, w przypadku wystąpienia okoliczności mających wpływ na jej treść.
Rodzaje powiązań podlegających ocenie podczas zarządzania konfliktem interesów
Powiązania, które mogą wskazywać na konflikt interesów występują, jeżeli osoba kandydująca/zajmująca stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentująca ANWIL S.A. jest lub była w okresie ostatnich pięciu lat:
- powiązana osobowo lub kapitałowo z innym podmiotem lub osobą pełniącą w tym podmiocie funkcje zarządcze lub kontrolne albo nadzorcze lub łączy/ła funkcje zarządcze lub kontrolne albo nadzorcze w ANWIL S.A. i w tym podmiocie;
- bezpośrednio lub pośrednio bierze/brała udział w zarządzaniu inną spółką krajową lub zagraniczną lub w jej kontroli albo nadzorze albo posiada/ła udział w kapitale zakładowym lub akcje tej spółki;
- jeżeli podmiot, o którym mowa powyżej, jest kontrahentem w rozumieniu niniejszej Polityki.
Powiązania osobowe rodzinne lub funkcyjne
Powiązanie osobowe rodzinne lub funkcyjne zachodzi, gdy osoba zajmująca stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentująca ANWIL S.A., jest powiązana z osobą najbliższą, która ma bezpośredni lub pośredni udział w zarządzaniu lub w organach kontroli albo nadzoru kontrahenta ANWIL S.A.
Powiązania osobowe majątkowe
Powiązanie osobowe majątkowe zachodzi, gdy osoba zajmująca stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentująca ANWIL S.A, jest powiązana z kontrahentem za pośrednictwem osoby, z którą łączą ją stosunki majątkowe, np. zobowiązaniowe lub umowne, które sprawiają, że ich majątki są zintegrowane, np.: umowa spółek osobowych, umowa wspólnego przedsięwzięcia lub umowa franczyzy.
Powiązania osobowe w związku z pracą
Powiązanie osobowe w związku z pracą zachodzi, gdy osoba zajmująca stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentująca ANWIL S.A, jest powiązana z kontrahentem, w którym w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem zatrudnienia w ANWIL S.A. wykonywała pracę i miała wpływ na jej decyzje biznesowe.
Powiązania kapitałowe
- bezpośrednie powiązanie kapitałowe zachodzi, gdy osoba zajmująca stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentująca ANWIL S.A. posiada nie mniej niż 25% udziałów lub akcji kontrahenta;
- pośrednie powiązanie kapitałowe zachodzi, gdy osoba zajmująca stanowisko podlegające ocenie konfliktu interesów w ANWIL S.A. lub reprezentująca ANWIL S.A., posiada: razem z innym powiązanym podmiotem lub podmiotami; lub za pośrednictwem innego powiązanego podmiotu lub podmiotów, łącznie nie mniej niż 25% udziałów lub akcji w kapitale zakładowym kontrahenta.
Deklaracje niezależności/oświadczenia o rzeczywistym konflikcie interesów osoby zobowiązane do ich złożenia, przesyłają na skrzynkę funkcyjną: antykorupcja@anwil.pl.
Niezależnie od powyższego, każdy który posiada wiedzę o zaistnieniu konfliktu interesów, może dokonać zgłoszenia na adres e-mail: anonim@anwil.pl.